Khi bạn có Thương mại điện tử hoặc một cửa hàng thực, bạn biết rằng một trong những nhu cầu đầu tiên bạn sẽ có là thực hiện quản lý kho hàng, nghĩa là tất cả các nguyên vật liệu (con người, vật chất ...) mà một công ty có. .
Nếu bạn không biết quản lý hàng tồn kho là gì, hoặc tầm quan trọng của nó đối với hoạt động tốt của một công ty, bạn phải đọc thông tin này ở đó bạn sẽ tìm thấy câu trả lời cho tất cả những nghi ngờ đã được đặt ra.
Quản lý hàng tồn kho là gì
RAE (Học viện Hoàng gia Tây Ban Nha) định nghĩa từ stock (tiếng Anh) là "hàng hóa" và liên hệ nó với các công ty ở chỗ chúng là hàng hóa dùng để bán và chúng được giữ trong nhà kho hoặc cửa hàng.
Do đó, chúng tôi có thể định nghĩa quản lý khoảng không quảng cáo là công cụ cho phép kiểm soát hàng hóa mà một công ty có để tối ưu hóa kết quả về mặt phát hành những sản phẩm đó để những người khác có thể tham gia.
Mục tiêu của quản lý kho
Quản lý kho hàng là rất quan trọng đối với các công ty, đặc biệt là đối với những công ty có nhiều loại sản phẩm trong danh mục của họ. Khi một doanh nghiệp hầu như không có bất kỳ sản phẩm nào, việc quản lý rất dễ thực hiện. Nhưng khi danh mục đó mở rộng, nó ngày càng trở nên phức tạp. Do đó, công cụ này được sử dụng.
Thực tế, trong số các mục tiêu của nó là sau đây:
- Kiểm soát trung thành tình hình hàng tồn kho.
- Giảm thiểu đầu tư vào hàng hóa mới không cần thiết.
- Phân loại các sản phẩm để biết tình trạng của từng sản phẩm và từ đó lập kế hoạch mua hay không mua nguyên liệu.
- Giữ một hồ sơ có thể được liên kết với bộ phận mua hàng để họ biết những gì có thể và không thể bán được.
Loại cổ phiếu
Bạn đã biết quản lý hàng tồn kho được sử dụng để làm gì. Điều bạn có thể chưa biết là chúng có thể được phân loại theo hai cách khác nhau. Một mặt, bạn sẽ có thể định giá nó theo chức năng mà chúng có; mặt khác, theo một tiêu chí (ví dụ: nó thuộc một dạng nhất định, của một gia đình cụ thể, v.v.).
Cách phân loại cổ phiếu theo chức năng của nó
Nếu chúng ta xem xét chức năng mà những sản phẩm đó sẽ có, thì kho hàng nên được phân loại thành:
- Cổ phiếu tối thiểu. Chúng là những kho dự trữ tối thiểu mà bạn cần để tránh việc hết sản phẩm cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Hàng tồn kho tối đa. Đây là số lượng hàng tồn kho tối đa mà bạn có thể có trong cùng một sản phẩm mà kho hàng của bạn không bị sập hoặc gây ra tổn thất vì bạn sẽ không thể loại bỏ nó trong một thời gian nhất định.
- Chứng khoán bảo mật. Loại phân loại này sẽ bao gồm các sản phẩm yêu cầu dự báo, có nghĩa là, dự kiến sẽ có đơn đặt hàng dư thừa cho sản phẩm đó hoặc sự chậm trễ đối với những gì đã được yêu cầu.
- Hàng dư thừa. Chúng là những sản phẩm đã tích lũy và bây giờ không được bán. Những thứ này chiếm dung lượng và do đó bạn phải cố gắng loại bỏ chúng, bằng các ưu đãi, giảm giá, v.v.
- Hàng chết. Đó là cổ phiếu được biết là không được bán dưới bất kỳ hình thức nào. Trong trường hợp này, nó thường được loại bỏ để tránh lãng phí không gian và tiền bạc.
- Cổ phiếu chu kỳ, đầu cơ và theo mùa. Nhiều người nói rằng có ba loại khác nhau, nhưng tùy thuộc vào công ty bạn có, ba loại có thể được nhóm lại thành một. Đây là những sản phẩm phục vụ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, hoặc vì họ yêu cầu nó vào thời điểm đó (của chu kỳ), vì dự kiến rằng họ sẽ yêu cầu nó (đầu cơ) hoặc vì nó mang tính thời vụ và có nhu cầu lớn hơn (theo mùa) .
Cách cổ phiếu được phân loại theo một tiêu chí
Trong trường hợp bạn muốn phân loại sản phẩm theo một tiêu chí nhất định, điều này có thể khá đa dạng vì bạn có thể thực hiện dựa trên:
- La vị trí sản phẩm, nếu chúng còn hàng, theo đơn đặt hàng hoặc đã ngừng sản xuất.
- La sản phẩm có sẵnTức là, nếu chúng có thể được bán hoặc khách hàng phải đợi một vài ngày để có chúng. Trong trường hợp này, bạn cũng có thể xem xét đặt hàng theo yêu cầu tại đây.
- La thời hạn sử dụng của sản phẩm, Đặc biệt là trong trường hợp bạn có sản phẩm hết hạn sử dụng và bạn nên loại bỏ chúng càng sớm càng tốt.
Tất nhiên, có nhiều tiêu chí khác cho phép bạn thực hiện các phân loại sản phẩm khác nhau.
Chi phí quản lý kho
Bây giờ bạn đã biết thêm một chút về quản lý kho hàng, bạn nên biết rằng việc lưu trữ hàng hóa chờ bán không phải là thứ miễn phí. Nó mang theo một chi phí có thể cao hơn hoặc ít hơn tùy thuộc vào sản phẩm.
Nói chung là có bốn chi phí quan trọng liên quan đến cổ phiếu của một công ty: chi phí đặt hàng, bảo trì, mua lại và phá vỡ hàng tồn kho.
Chi phí đặt hàng là giá mà bạn phải trả để đặt hàng từ một nhà cung cấp. Chúng tôi có thể nói rằng nó giống như một khoản phí khi yêu cầu người đó hoặc vì họ gửi cho bạn những sản phẩm bạn muốn. Sau đó, sẽ có chi phí mua lại, đó là giá mà hàng hóa đó khiến bạn phải trả. Trong một số trường hợp, họ loại bỏ khoản phí này, bởi vì những gì họ làm là cho bạn "thuê" những sản phẩm đó, theo cách mà nếu bạn bán chúng sau này, chính bạn là người phải chia cho họ.
Chi phí bảo trì là cao nhất, vì chúng ta đang nói đến các chi phí về nhân sự, hệ thống máy tính, lưu kho, khấu hao ... của các sản phẩm này. Và cuối cùng, chi phí hết hàng là số tiền bạn sẽ mất nếu hết sản phẩm đó và không thể đáp ứng kịp nhu cầu.
Các mô hình quản lý cổ phiếu
Hiện nay có rất nhiều mô hình quản lý kho. Nhưng sự thật là lúc này chỉ có ba người có thể nổi bật. Chúng là mô hình Just in time, mô hình Wilson và mô hình ABC. Mỗi người trong số họ có một loạt các đặc điểm quan trọng mà bạn nên biết để biết cái nào là phù hợp nhất với bạn.
Chỉ trong thời gian
Chế độ đầu tiên trong số đó, Just in time, là chế độ theo yêu cầu, tức là khi ai đó muốn sản phẩm, nó sẽ được sản xuất và gửi đi, theo cách đó Tiết kiệm chi phí lưu kho, khấu hao sản phẩm, chi phí bảo trì ...
Một ví dụ của loại mô hình quản lý này là sản xuất ô tô. Mặc dù có nhiều xưởng có xe bán sẵn nhưng không đủ màu, không đủ mẫu mã, nhưng khi nhận được đơn hàng, họ bắt tay vào sản xuất để gửi cho khách.
Ngày càng có nhiều công ty sử dụng nó vì nhiều lợi ích mà nó mang lại so với những công ty khác.
Mô hình Wilson
Mô hình này thiết lập một chi phí đặt hàng cố định cho các nhà cung cấp, bất cứ thứ gì được yêu cầu. Bằng cách này, nếu đơn hàng lớn hơn, sẽ mất nhiều thời gian hơn để sắp xếp lại, theo cách đó bạn sẽ tiết kiệm được chi phí đó. Nhưng đồng thời bạn cũng nên biết rằng hàng hóa sẽ rời kho rất nhanh để tránh chi phí bảo trì.
Do đó, nó dựa trên việc thiết lập sự cân bằng để tạo ra ít đơn đặt hàng cho nhà cung cấp và bán nhiều sản phẩm để sản phẩm không bị tồn đọng trong kho.
Mô hình ABC
Mô hình ABC phân loại hàng hóa theo ba chữ cái: A, dành cho những hàng hóa có giá trị; B, đối với giá trị cần thiết và thấp; và C, cho rất nhiều sản phẩm và rất rẻ.
Theo cách này, ưu tiên hàng hóa quan trọng nhất, và rằng chúng có giá trị hơn (chữ A) so với những cái khác không quá nhiều. Và khi nói đến việc quản lý cổ phiếu, một khoản chi phí cao hơn được thiết lập ở mức chi phí trước đây so với mức trung bình hoặc thấp, vì chi phí trước đây có thể gây ra hậu quả tiêu cực hơn trong trường hợp thua lỗ.
Phần mềm quản lý kho
Để kết thúc bài viết của chúng tôi, chúng tôi muốn để lại cho bạn một điều thiết thực để nếu bạn đang kinh doanh và cần kiểm soát việc quản lý kho, bạn có thể dễ dàng thực hiện điều đó thông qua các chương trình hoặc phần mềm để quản lý kho.
Được sử dụng nhiều nhất là những thứ sau:
Quản lý kho với SAP
Nó là một phần mềm máy tính được sử dụng rộng rãi đặc biệt là trong các công ty. Bạn có thể kiểm soát nguồn nhân lực, tài chính, hậu cần, sản xuất ... điều gì làm cho công cụ này trở thành một công cụ hoàn chỉnh. Điều duy nhất không dễ học, ít nhất là lúc đầu.
Quản lý kho bằng Excel
Chương trình Excel, từ gói Microsoft Office hoặc từ một trong những chương trình thay thế có bảng tính, là một trong những tùy chọn khác mà bạn có để quản lý kho.
Với nó, bạn có thể chuẩn bị hàng tồn kho với các sản phẩm bạn có, đặc điểm của chúng, giá cả ... theo cách mà bạn luôn biết mình có gì trong từng khoảnh khắc.
Các chương trình trực tuyến và trả phí miễn phí
Cuối cùng, bạn có các chương trình trực tuyến cho phép bạn tạo hồ sơ về số lượng hàng tồn kho của công ty bạn và có thể sửa đổi nó khi bạn cần. Bằng cách này, bạn sẽ có nó trong "đám mây" và bạn có thể nhìn thấy nó trong thời gian thực mọi lúc.