Trí tuệ nhân tạo đã thâm nhập vào các công cụ năng suất từ lâu, nhưng với bản cập nhật Google Workspace mới nhất, bước tiến này càng rõ rệt hơn: Trí tuệ cá nhân của Google Gemini đang chuyển từ một tiện ích bổ sung dùng một lần sang một người bạn đồng hành làm việc gần như thường trực trong Docs, Sheets, Slides và Drive. Mục tiêu là để phần lớn công việc thu thập, sắp xếp và định dạng thông tin sẽ do máy móc đảm nhiệm, thay vì người ngồi trước bàn phím.
Với động thái này, Google đang hướng tới việc tích hợp sâu hơn nữa trí tuệ nhân tạo tạo sinh của mình vào môi trường được hàng triệu chuyên gia sử dụng hàng ngày, bao gồm cả ở Tây Ban Nha và phần còn lại của châu Âu. Từ việc soạn thảo phiên bản đầu tiên của một tài liệu đến việc tìm kiếm một mẩu dữ liệu bị thất lạc giữa hàng chục tập tin, công ty muốn người dùng có thể giải quyết những vấn đề này bằng một cụm từ ngôn ngữ tự nhiên thay vì bằng một loạt các thao tác nhấp chuột và tìm kiếm thủ công.
Gemini củng cố vị thế của mình như là động lực chính đằng sau Workspace.
Ý tưởng cốt lõi khá đơn giản nhưng đầy tham vọng: người dùng mô tả nhu cầu của họ, và bộ công cụ sẽ xây dựng khung sườn cho tài liệu , cho dù đó là báo cáo nội bộ, bảng theo dõi tài chính, bài thuyết trình kinh doanh hay bản tóm tắt của nhiều tài liệu. Từ đó, vai trò của người dùng chuyển từ việc liên tục gõ văn bản sang chỉnh sửa, xác nhận và đưa ra quyết định.
Trong bối cảnh các đối thủ cạnh tranh như Microsoft Copilot hay các trợ lý ảo bên ngoài như ChatGPT cũng đang cố gắng giành thị phần trong môi trường văn phòng kỹ thuật số, Google đang tận dụng lợi thế tích hợp gốc của mình : Trí tuệ nhân tạo được nhúng trực tiếp vào các ứng dụng đang được sử dụng, mà không cần phải mở thêm công cụ hoặc sao chép và dán kết quả.
Đối với các công ty châu Âu, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) và các tổ chức đã sử dụng Workspace, cách tiếp cận này có thể đồng nghĩa với việc giảm sự phụ thuộc vào các giải pháp của bên thứ ba và tăng cường tập trung hóa quy trình . Tuy nhiên, việc áp dụng sẽ chịu ảnh hưởng lớn bởi ngôn ngữ, quyền riêng tư dữ liệu và các gói đăng ký.
Từ trang trắng đến bản nháp có ngữ cảnh trong Google Docs
Một trong những thay đổi dễ thấy nhất xuất hiện trong Google Docs, nơi Gemini mở rộng vai trò trợ lý soạn thảo và trở thành một công cụ tạo bản nháp hoàn chỉnh . Tính năng nổi bật là "Giúp tôi tạo", cho phép người dùng mô tả tài liệu họ cần bằng ngôn ngữ tự nhiên và nhận được văn bản có cấu trúc chỉ trong vài giây.
Điểm độc đáo nằm ở nguồn thông tin: Gemini có thể sử dụng email Gmail , các tập tin lưu trữ trong Drive, các cuộc trò chuyện và thậm chí cả kết quả tìm kiếm trên web để xây dựng bản nháp đầu tiên. Đối với một nhóm tiếp thị đang chuẩn bị đề xuất hoặc một bộ phận nhân sự đang soạn thảo chính sách nội bộ, điều này giúp giảm đáng kể thời gian trước đây phải dành để thu thập các tài liệu rải rác.
Sau khi tài liệu được tạo ra, AI không khóa nội dung; thay vào đó, nó hiển thị nội dung dưới dạng văn bản hoàn toàn có thể chỉnh sửa . Người dùng có thể yêu cầu điều chỉnh các phần cụ thể—làm cho một đoạn văn trang trọng hơn, đơn giản hóa một khối văn bản hoặc mở rộng một phần với nhiều ví dụ hơn—mà không cần phải tạo lại toàn bộ tài liệu. Trên thực tế, Docs trở thành một dạng dây chuyền lắp ráp, nơi Gemini mang đến các thành phần, và người dùng quyết định giữ lại phần nào và viết lại phần nào.
Đối với các tài liệu cộng tác, Google giới thiệu các tính năng như "Đối sánh phong cách viết", được thiết kế để chuẩn hóa giọng văn khi có nhiều tác giả tham gia . Nếu một báo cáo kết hợp các phần được viết bởi những người có chuyên môn rất khác nhau (tài chính, pháp lý, sản phẩm), công cụ này sẽ cố gắng đảm bảo kết quả cuối cùng không giống như một tập hợp các giọng văn rời rạc.
Hơn nữa, với tính năng Match doc format, Docs có thể mô phỏng cấu trúc và định dạng của một tệp tham chiếu . Điều này đặc biệt hữu ích trong môi trường làm việc với các mẫu thường xuyên được sử dụng, chẳng hạn như mẫu hợp đồng, lịch trình du lịch, đề xuất bán hàng hoặc báo cáo định kỳ: chỉ cần chọn tài liệu "mẫu" và để Gemini tự động điều chỉnh nội dung mới cho phù hợp với cấu trúc đó.
Sheets: từ trang giấy trắng đến nhà phân tích biết cách điền thông tin và tối ưu hóa.
Trong Google Sheets, mục tiêu của Google là làm cho bảng tính dễ quản lý hơn đối với những người không quen thuộc với các công thức phức tạp. Gemini có thể tạo ra một bảng tính có cấu trúc từ một hướng dẫn bằng văn bản đơn giản , kết hợp dữ liệu từ các tệp nội bộ, email hoặc thậm chí là từ web.
Công ty đưa ra những ví dụ điển hình như công cụ theo dõi dự án, danh sách kiểm tra hoặc bảng điều khiển tài chính , những thứ trước đây được xây dựng thủ công. Giờ đây, người dùng có thể yêu cầu báo cáo lãi lỗ, kế hoạch di chuyển với thông tin liên lạc và ngân sách, hoặc bảng theo dõi đơn xin học đại học, và để AI tự động tạo các cột, danh mục và định dạng ban đầu.
Tính năng Điền bằng Gemini tiến thêm một bước nữa, tập trung vào các khía cạnh mang tính cơ học hơn: tự động điền các ô bằng dữ liệu được tạo ra, phân loại hoặc tóm tắt . Theo các thử nghiệm nội bộ của Google, việc hoàn thành các bảng khoảng một trăm ô bằng tính năng này có thể nhanh hơn đến chín lần so với việc nhập liệu thủ công, đặc biệt khi cần lặp lại các mẫu hoặc sao chép thông tin từ các nguồn khác.
Ngoài tốc độ, Sheets còn tích hợp các khả năng tối ưu hóa dựa trên công nghệ Google DeepMind và các nhóm nghiên cứu của công ty . Điều này cho phép người dùng đưa ra các bài toán phức tạp hơn, chẳng hạn như phân công ca làm việc, phân bổ nguồn lực hoặc lập kế hoạch với nhiều ràng buộc, và để hệ thống đề xuất các giải pháp, luôn dựa trên các hướng dẫn bằng ngôn ngữ tự nhiên.
Đối với các tổ chức châu Âu quản lý lực lượng lao động lớn—như chuỗi bán lẻ, công ty khách sạn hoặc công ty logistics—khía cạnh này có thể tác động trực tiếp đến lợi nhuận. Một điều chỉnh nhỏ trong lịch trình nhằm giảm thời gian nhàn rỗi hoặc sự chồng chéo không cần thiết có thể dẫn đến cải thiện biên lợi nhuận hoạt động mà không cần tăng thêm nhân viên . Tuy nhiên, điều này cũng đặt ra một cuộc tranh luận không thể tránh khỏi: làm thế nào để kiểm tra các quy tắc mà AI sử dụng và ai chịu trách nhiệm nếu đề xuất tự động tỏ ra không thực tế hoặc gây ra tranh chấp lao động.
Song song đó, Gemini cũng hiểu các câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên về dữ liệu đã có sẵn trong bảng tính . Các câu hỏi như "Khách hàng nào có mức tăng trưởng cao nhất trong quý này?" hoặc "Khoản mục nào có sự sai lệch nhiều nhất so với ngân sách?" có thể được trả lời mà không cần phải xây dựng các công thức phức tạp, giúp việc phân tích trở nên dễ tiếp cận hơn đối với người dùng không chuyên về kỹ thuật.
Slide: các bài thuyết trình tuân thủ thiết kế và ngữ cảnh.
Trong Google Slides, Gemini đóng vai trò là người đồng thiết kế, hiểu cả nội dung và phong cách hình ảnh của bài thuyết trình. Công cụ này có thể tạo ra một slide hoàn chỉnh, bao gồm văn bản và đồ họa, đồng thời vẫn giữ nguyên chủ đề, bảng màu và định dạng của phần còn lại của tài liệu.
Trợ lý phân tích các tài liệu hỗ trợ, bảng biểu hoặc ghi chú và chuyển đổi chúng thành các biểu đồ, sơ đồ và dàn ý có thể chỉnh sửa . Điều này giúp giảm thiểu một trong những trở ngại phổ biến nhất trong quá trình chuẩn bị bài thuyết trình: chuyển đổi các ý tưởng và dữ liệu thô thành thứ gì đó trực quan rõ ràng và nhất quán với nhận diện thương hiệu.
Nếu kết quả ban đầu chưa hoàn toàn chính xác, người dùng có thể yêu cầu điều chỉnh bằng các hướng dẫn đơn giản—ví dụ: yêu cầu thiết kế tối giản hơn, thay đổi bảng màu hoặc sắp xếp lại thứ tự thông tin—mà không cần phải tạo lại slide từ đầu. Bằng cách này, Slides kết hợp khả năng tạo tự động với khả năng kiểm soát chi tiết của người dùng.
Google cũng thông báo rằng họ đang nghiên cứu khả năng tạo ra các bài thuyết trình hoàn chỉnh từ một mô tả duy nhất , chứ không chỉ từ các slide riêng lẻ. Ý tưởng là, ví dụ, ai đó có thể yêu cầu một bộ năm slide để trình bày về một dự án hoặc một chuyến công tác và nhận được bản nháp với cấu trúc tường thuật hoàn chỉnh, bố cục các phần và thiết kế.
Đối với các đội ngũ bán hàng, tư vấn viên hoặc quản lý sản phẩm tại Tây Ban Nha và châu Âu, những người thường xuyên phải thuyết trình, việc tự động hóa này có thể giảm thời gian chuẩn bị cho bài thuyết trình đầu tiên từ hàng giờ xuống còn vài phút . Đồng thời, nó chuẩn hóa các tiêu chí hình ảnh, điều rất quan trọng trong các tổ chức lớn, nơi các tài liệu lưu hành thường không tuân thủ các hướng dẫn thương hiệu chính thức.
Drive: từ lưu trữ đơn giản đến cơ sở tri thức chủ động
Trụ cột thứ tư của thông báo tập trung vào Google Drive, đang dần từ bỏ vai trò là "không gian lưu trữ kỹ thuật số" để trở thành kho lưu trữ kiến thức có thể tìm kiếm . Tính năng mới dễ thấy nhất là AI Overviews trong tìm kiếm nội bộ, một chức năng hiển thị cho người dùng bản tóm tắt các thông tin liên quan nhất đến truy vấn của họ.
Thay vì nhập từ khóa và mở từng tài liệu một, người dùng có thể đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên như “tìm giúp tôi đánh giá của khách hàng về chiến dịch mùa đông” và nhận được một văn bản ngắn gọn kèm theo trích dẫn cho biết tệp nào chứa từng thông tin. Khả năng truy xuất nguồn gốc này rất quan trọng trong môi trường doanh nghiệp châu Âu, nơi độ chính xác và khả năng xác minh nguồn thông tin quan trọng không kém tốc độ.
Hơn nữa, tính năng Ask Gemini trong Drive cho phép bạn tương tác sâu hơn với các tệp của mình . Tính năng này không chỉ giới hạn ở tài liệu Drive; nó cũng có thể bao gồm email Gmail, sự kiện Lịch và tin nhắn Chat, luôn tôn trọng các quyền hiện có. Người dùng có thể tinh chỉnh yêu cầu của mình qua nhiều bước, thu hẹp tìm kiếm theo loại tệp, ngày hoặc thư mục.
Một ý tưởng hữu ích khác là khả năng nhóm các nguồn tài liệu thường xuyên sử dụng thành các “dự án ”. Ví dụ, một nhóm có thể tập hợp tất cả tài liệu về sản phẩm, báo cáo thị trường và tài liệu pháp lý vào một bộ tài liệu tham khảo, sau đó chia sẻ với các thành viên mới, duy trì cùng các quyền và giới hạn truy cập đã có cho mỗi tệp.
Từ góc độ quyền riêng tư và tuân thủ quy định, một vấn đề nhạy cảm trong Liên minh Châu Âu, Google khẳng định rằng các phản hồi của Gemini trong Drive chỉ dựa trên nội dung mà người dùng đã có quyền truy cập thông qua các quyền được cấp . Nói cách khác, trí tuệ nhân tạo không "mở ra cánh cửa" cho thông tin mới, mà chỉ sắp xếp lại thông tin mà người dùng đã có thể truy cập thông qua các phương tiện khác, nhưng với ít rào cản hơn nhiều.
Gói cước, ngôn ngữ và phạm vi cung cấp: triển khai theo từng giai đoạn tập trung vào người đăng ký.
Các tính năng mới của Gemini trong Google Workspace không được triển khai đồng loạt cho tất cả người dùng; thay vào đó, chúng đang được triển khai ở dạng beta và theo từng giai đoạn . Trong giai đoạn đầu này, quyền truy cập chủ yếu dành cho các gói trả phí bao gồm các tính năng AI nâng cao.
Theo thông tin từ công ty, những người đăng ký Google AI Pro và Google AI Ultra , cũng như một số công ty tham gia chương trình Gemini Alpha, là những người đầu tiên được trải nghiệm các tính năng mới. Docs, Sheets và Slides đang được kích hoạt trên toàn cầu bằng tiếng Anh, trong khi các tính năng Drive tiên tiến nhất sẽ được ra mắt đầu tiên tại Hoa Kỳ.
Song song đó, Google cũng thông báo rằng một số tính năng của Gemini đã được bao gồm miễn phí trong các gói Workspace tiêu chuẩn như Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard và Enterprise Plus. Tuy nhiên, giới hạn sử dụng, khả năng tạo nội dung chuyên sâu và khả năng tạo số lượng lớn hình ảnh và video chỉ dành cho các gói bổ sung cụ thể như AI Expanded Access hoặc AI Ultra Access.
Cách tiếp cận này phù hợp với chiến lược kinh doanh mới nổi trong lĩnh vực này: năng suất được tăng cường bởi AI được đóng gói dưới dạng gói đăng ký cao cấp . Đối với nhiều tổ chức châu Âu, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, quyết định sẽ không chỉ dựa trên công nghệ mà còn cả ngân sách: việc trả tiền cho những khả năng này có đáng giá đến mức nào so với việc duy trì quy trình làm việc truyền thống hơn hoặc dựa vào các giải pháp bên ngoài miễn phí hoặc có chi phí thấp hơn?
Dù sao đi nữa, Google đã tuyên bố ý định mở rộng hỗ trợ sang nhiều ngôn ngữ hơn một cách dần dần , điều này rất quan trọng để đảm bảo các tính năng này có thể được sử dụng một cách tự nhiên bằng tiếng Tây Ban Nha tại Tây Ban Nha và các thị trường nói tiếng Tây Ban Nha khác trên lục địa.
Nhìn chung, các tính năng mới của Gemini trong Docs, Sheets, Slides và Drive cho thấy các công cụ văn phòng không còn chỉ là trình soạn thảo, mà là các hệ thống giúp chuẩn bị, cấu trúc, xem xét và tận dụng thông tin với khối lượng công việc thủ công giảm đáng kể. Nếu việc triển khai này thành công, cách chúng ta làm việc với tài liệu, bảng tính, bài thuyết trình và hồ sơ doanh nghiệp có thể sẽ thay đổi nhiều hơn trong những năm tới so với phần lớn thập kỷ qua , buộc các công ty và chuyên gia châu Âu phải suy nghĩ lại về quy trình làm việc, quy trình phê duyệt và trên hết là cách họ giám sát những gì AI đang làm thay mặt họ.
